12 วิธีจัดเก็บเอกสารที่ดี

แบ่งปัน

มีวิธีปฏิบัติ 12 วิธีง่าย ๆ ดังนี้
1. จําแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอํานวยประโยชน์แก่การปฏิบัติงาน่
2. กําหนดประเภทเอกสารที่จะจัดเก็บในตู้เอกสารต่าง ๆ โดย
      - เก็บเอกสารที่ใช้เสมอในตู้ลิ้นชักหรือลิ้นชักในระดับสายตา
      - เก็บเอกสารที่จะใช้อ้างอิงนาน ๆ ครั้งไวในตู้ทึบหรือตู้ไม้ครึ่งกระจก
3. การจําแนกแฟ้มเอกสารที่เก็บไว้ในลิ้นชักควรใช้ระบบการอ่านหนังสือ คือ เรียงจากซ้ายไปขวา
4. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่า 1 เรื่องในแฟ้มเดียวกัน
5. ไม่ควรเก็บเอกสารมากเกินไปในแฟ้มหนึ่ง (ไม่ควรเกิน 50-60 แผ่น)
6. ไมควรเก็บหนังสือปนกับแฟ้มเอกสาร
7. ควรมีการควบคุมการจัดเก็บและค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด
8. เมื่อค้นเอกสารและนําออกมาใช้เสร็จแล้ว ควรรีบนําไปเก็บที่เดิม
9. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน จะต้องใส่ "บัตรยืม" หรือ "แฟ้มยืม" ไว้แทนจนกว่าจะนําเอา เอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน
10. เอกสารที่ใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่งและไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร
11. ควรย้าย/แยกเอกสารไปเก็บไว้ทุกปี และอย่าเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยังไม่ได้แยกใส่แฟ้มไปเก็บ
12. ไม่ควรซื้อตู้เอกสารเพิ่มโดยไม่จําเป็น เพราะจะทําให้เกิดปัญหาความไมพอเพียงของพื้นที่
เห็นไหมล่ะครับว่า เพียงเรารู้วิธีการจัดเก็บเอกสาร ก็จะทำให้การทำงานของเราเป็นไปอย่างราบรื่นเสมอ

ย้อนกลับ